Cara Validasi NIK Pegawai secara Massal Via Portal NPWP DJP

DITJEN Pajak (DJP) telah meluncurkan Layanan Validasi dan Registrasi Massal NIK Pegawai melalui Portal NPWP versi 2.1. Pemberi kerja dengan status wajib pajak badan dapat mengakses layanan tersebut melalui laman: https://portalnpwp.pajak.go.id.

Sebelumnya, DJP sempat merilis Portal NPWP versi 1 pada 2023. Portal NPWP tersebut digunakan untuk memfasilitasi wajib pajak dalam melakukan pengecekan status pemadanan NIK-NPWP secara massal. Simak DJP Sediakan Portal Baru untuk Pemadanan NIK-NPWP oleh Pihak Lain.

Melalui Portal NPWP versi 2.1, DJP pun menambahkan layanan “Validasi NIK”. Layanan tersebut digunakan sebagai saluran bagi pemberi kerja dalam memvalidasi dan sekaligus registrasi NIK penerima penghasilan (pegawai) di Coretax secara massal. Simak DJP Rilis Portal Validasi dan Registrasi NIK Pegawai secara Massal

DJP menyediakan layanan validasi NIK dan registrasi NIK pegawai secara massal di antaranya untuk mempermudah pembuatan Bukti Pemotongan (Bupot) Pajak Penghasilan (PPh). Hal ini terutama untuk pembuatan Bupot PPh bagi pegawai yang NIK-nya belum valid atau belum teregistrasi di coretax.

DJP sebelumnya menyiapkan NPWP sementara dengan nomor standar 16 digit: 9990000000999000 sebagaimana diumumkan melalui KT-05/2025. NPWP sementara tersebut otomatis menggantikan NPWP pihak yang dipotong apabila NIK-nya tidak valid.

Kendati menjadi solusi, berdasarkan KT-05/2025, penggunaan NPWP Sementara tersebut memiliki 2 konsekuensi. Pertama, Bupot PPh tidak akan terkirim ke akun coretax penerima penghasilan. Kedua, Bupot PPh tidak akan ter-prepopulated dalam SPT Tahunan penerima penghasilan.

Konsekuensi tersebut di antaranya akan berdampak pada administrasi pembuatan Bupot PPh Formulir BPA1/BPA2. Terkait dengan kondisi tersebut, DJP mengimbau pemberi kerja agar memastikan NIK pegawai telah valid/teregistrasi di coretax.

Untuk memastikan NIK pegawai valid/teregistrasi, pemberi kerja bisa meminta pegawai melakukan registrasi secara mandiri (baik dengan ‘hanya registrasi’ maupun ‘aktivasi NIK’). Selain itu, pemberi kerja dapat melakukan validasi massal NIK pegawai melalui portal NPWP.

Nah, DDTCNews kali ini akan membahas cara memvalidasi NIK pegawai secara massal melalui Portal NPWP DJP. Secara garis besar, proses validasi NIK secara massal akan melibatkan 3 tahapan utama, yaitu: (i) pendaftaran dan akses Portal NPWP; (ii) unggah file excel validasi; dan (iii) monitoring dan validasi registrasi.

Daftar dan Akses Portal NPWP

Apabila sebelumnya Anda telah memiliki akun Portal NPWP maka Anda dapat langsung mengakses layanan Validasi NIK tanpa perlu melakukan pendaftaran ulang. Namun, apabila Anda belum memiliki akun Portal NPWP maka Anda perlu melakukan pendaftaran terlebih dahulu.

Untuk melakukan pendaftaran, mula-mula buka Portal NPWP melalui tautan https://portalnpwp.pajak.go.id. Pada halaman login klik “Daftar di Sini”. Sistem akan mengarahkan Anda ke halaman registrasi.

Proses registrasi terdiri atas 4 tahap, meliputi: (i) pengisian data instansi/perusahaan; (ii) pengisian data penanggung jawab perusahaan; (iii) pengisian data staff (pegawai) yang ditunjuk; (iv) pengisian data lainnya dan unggah formulir permohonan.

Pada tahap pengisian data instansi/perusahaan, masukkan: NPWP 15/16 digit pemberi kerja; dan e-mail pemberi kerja yang aktif dan dapat diakses untuk proses verifikasi permohonan. Adapun e-mail yang Anda masukkan akan menjadi username untuk login di Portal NPWP.

Pastikan email belum pernah terdaftar pada akun Portal NPWP agar proses pendaftaran dapat dilanjutkan. Apabila ternyata email telah digunakan/terdaftar maka silakan gunakan email tersebut untuk login atau gunakan email lain. Lalu, klik Selanjutnya.

Pada tahap pengisian data penanggungjawab, NPWP, nama, dan NIK penanggungjawab perusahaan akan terisi otomatis berdasarkan basis data DJP. Selanjutnya, isikan: Nomor Induk Pegawai (NIP)/ID penanggung jawab sesuai data perusahaan; jabatan penanggung jawab; dan nomor handphone penanggung jawab. Lalu, klik Selanjutnya.

Pada tahap pengisian data staff, isikan NIK staff (pegawai) yang ditunjuk yang telah diaktivasi menjadi NPWP. Berikutnya, silakan isi data pegawai meliputi: NIP/ID pegawai, jabatan pegawai, dan nomor handphone pegawai yang ditunjuk. Lalu, klik Selanjutnya.

Pada tahap pengisian data lainnya, pilih jenis registrasi “Validasi NIK” untuk keperluan pendaftaran NIK secara massal. Lalu, buat kata sandi untuk login ke Portal NPWP. Format kata sandi tanpa batasan, bisa kombinasi angka, huruf, dan sebagainya.

Kemudian, buat PIN untuk keperluan upload file dan membuka file hasil konfirmasi. Berbeda dengan kata sandi, PIN harus berupa angka, bukan huruf, dan lain sebagainya. Lalu, klik tombol “disini” untuk mengunduh format dokumen permohonan layanan validasi NIK (docx).

Dokumen tersebut wajib diisi dan ditandatangani oleh penanggung jawab perusahaan dan pegawai yang ditunjuk. Setelah dokumen permohonan terisi, unggah dokumen tersebut dengan menekan tombol Pilih File.

Setelah dokumen permohonan terunggah, klik centang atau check box pernyataan kebenaran sesuai dengan keadaan sebenarnya. Lalu, klik Submit untuk mengirim formulir permohonan pendaftaran Portal NPWP.

Berikutnya, silakan buka email yang didaftarkan dan cek email masuk dengan subjek “Verifikasi Registrasi” yang dikirimkan oleh e-mail [email protected]. Klik “Verifikasi Permohonan” untuk menyelesaikan proses pendaftaran akun Portal NPWP.

Setelah itu, login ke Portal NPWP menggunakan email pemberi kerja dan kata sandi yang telah didaftarkan sebelumnya. Lalu, masukkan kode keamanan (captcha) dan klik Login.

Mengunggah Excel Validasi

Setelah berhasil login, platform Portal NPWP akan terdiri atas 4 menu utama: (i) dashboard; (ii) validasi; (iii) monitoring; (iv) pengaturan. Untuk melakukan validasi NIK massal, klik menu “Validasi”.

Permohonan validasi NIK dilakukan dengan melakukan upload file excel Format Validasi NIK. Jika belum memiliki format file excel Format Validasi NIK, Anda dapat mengunduhnya langsung dengan menekan tulisan “FormatValidasiNIK.xlsx” yang ada pada tab “Petunjuk” di samping kiri layar.

Setelah file berhasil terunduh, buka file excel dan klik “Enable Editing” untuk dapat mengisi file excel tersebut. Isi excel tersebut dengan data pegawai/penerima penghasilan yang meliputi: nomor urut data, NIK, nama, nomor handphone (angka saja dimulai “08”), dan email pegawai/penerima penghasilan.

Pastikan Anda mengisikan data yang sesuai karena sistem akan melakukan validasi atas NIK dan nama. Validasi dilakukan dengan data kependudukan. Untuk itu, Anda sebaiknya memperhatikan huruf kapital atau gelar jika ada dalam identitas KTP/KK.

Selain itu, pastikan nomor handphone dan email sesuai data pribadi pegawai/penerima penghasilan. Data ini digunakan untuk proses “Aktivasi Akun Wajib pajak” atau “Aktivasi NIK menjadi NPWP” di kemudian hari apabila diperlukan oleh pemilik NIK/pegawai/penerima penghasilan.

Ubah name (rename) file excel dengan ketentuan sebagai berikut: “15/16 digit NPWP.xlsx”. Misal, untuk wajib pajak pemberi kerja dengan NPWP 012345678961500 maka nama file dapat berupa: 012345678961500.xlsx atau 012345678961500._001.xlsx.

Buka pencarian direktori file excel dan cari file format validasi NIK, lalu klik “Pilih File”, klik “Open”, dan klik “Upload”. Apabila berhasil sistem akan menampilkan pop-up notifikasi “Sukses”.

Monitoring Validasi & Registrasi

Untuk memantau proses validasi NIK & registrasi, akses menu “Monitoring”. Pada menu tersebut, Anda bisa melihat bagian “Monitoring Validasi” yang memuat informasi proses permohonan yang telah diupload, meliputi:

· Gagal: terdapat kesalahan pada server saat melakukan proses permohonan, silakan coba kembali;

· Diproses: sistem sedang melakukan proses validasi NIK secara otomatis

· Selesai: permohonan selesai diproses validasi NIK dan selanjutnya dapat dipantau status registrasinya (migrasi) ke Coretax dengan klik tombol “Detail Monitoring” (ikon pensil) pada kolom Aksi. Proses registrasi ini dilakukan secara harian (maksimal H+3)

Klik tombol “Detail Monitoring” (ikon pensil) pada kolom aksi untuk memantau status validasi per NIK dan status migrasi (registrasi) ke Coretax. Pada laman “Detail Monitoring”, cek status validasi per-NIK pada kolom “Status”. Setidaknya ada 4 status yang meliputi:

1. VALID - by data dukcapil. Status ini muncul ketika data NIK dan nama pegawai sudah sesuai dengan data kependudukan dan ini merupakan kali pertama data tersebut divalidasi.
2. VALID - by data portal. Status ini muncul ketika data NIK dan data nama pegawai tervalidasi. Namun, data tersebut sudah pernah divalidasi sebelumnya (oleh wajib pajak lain) dan datanya sudah tersimpan di database lokal coretax DJP.
3. TIDAK VALID - Nama tidak sesuai dengan NIK di Dukcapil (atau nama tidak sesuai dengan data coretax). Status ini muncul apabila data NIK sesuai, tetapi data nama tidak sesuai karena tingkat kemiripan namanya tidak mencapai 100% dari data Dukcapil.
4. TIDAK VALID - data NIK tidak ditemukan. Status ini muncul apabila NIK yang dimasukkan sendiri tidak valid dan tidak ditemukan.

Atas NIK yang statusnya sudah valid maka proses selanjutnya adalah proses migrasi (registrasi) ke Coretax. Proses migrasi (registrasi) ini akan dilakukan secara harian (maksimal H+3) sejak divalidasi pada hari dan jam kerja.

Silakan menunggu dan lakukan monitoring berkala pada menu Detail Monitoring ini. Terdapat keterangan “Ya” pada kolom “Migrasi Coretax” jika suatu NIK telah selesai dimigrasi atau teregistrasi di Coretax. Selesai. Semoga Bermanfaat.

Hal lain yang perlu diperhatikan, DJP mengimbau pemberi kerja untuk membuat ulang Bukti Potong (Bupot) PPh Pasal 21 (Bukti Potong Monthly Payment/BPMP) bagi pemilik NIK yang sudah selesai dimigrasi. Sebelum membuat ulang, batalkan Bupot lama yang sebelumnya menggunakan NPWP Sementara atas penerima penghasilan tersebut.

Setelah pembatalan dan pembuatan ulang Bupot, lakukan pembetulan SPT Masa PPh Pasal 21 pada masa pajak dilakukannya proses pembatalan/pembuatan Bupot PPh. Simak Bikin Bupot Pegawai Pakai NPWP Sementara, Adakah Konsekuensinya?

Cek berita dan artikel yang lain di Google News.