Ini 9 Ketentuan dalam Mengelola Dokumen Fisik yang Dipinjam DJP

JAKARTA, DDTCNews - Ditjen Pajak (DJP) berwenang meminjam dan mengelola dokumen fisik milik wajib pajak untuk tujuan perpajakan pada saat melaksanakan kegiatan pemeriksaan, pemeriksaan bukti permulaan, dan penyelesaian keberatan.

Berdasarkan Surat Edaran Dirjen Pajak Nomor: SE-10/PJ/2026, DJP mengatur secara terperinci tata cara pengelolaan dokumen fisik yang dipinjam dari wajib pajak.

"Dokumen fisik adalah buku, catatan, dan/atau dokumen dalam bentuk fisik (hardcopy) yang dipinjam saat pemeriksaan, pemeriksaan bukti permulaan, dan penyelesaian keberatan," bunyi pengertian pada angka 1 huruf d SE-10/PJ/2026, dikutip pada Minggu (13/9/2026).

Secara teknis, pengelolaan dokumen fisik adalah kegiatan penyimpanan dokumen fisik untuk menjaga keutuhan, kerahasiaan, keaslian, dan ketersediaan dokumen fisik.

Dokumen fisik perlu dikelola dan disimpan dengan benar seiring dengan tingginya frekuensi penggunaan atau pemanfaatan dokumen fisik dalam kegiatan pemeriksaan, pemeriksaan bukti permulaan, atau penyelesaian keberatan.

Dalam mengelola dokumen fisik, diperlukan pula ruangan atau tempat yang terjaga keamanannya dan mudah diakses untuk menyimpan dokumen fisik tersebut.

Terdapat 9 tata cara dan ketentuan dalam melakukan pengelolaan dokumen fisik sebagaimana diatur dalam SE-10/PJ/2026.

Pertama, unit kerja yang melaksanakan kegiatan pemeriksaan, pemeriksaan bukti permulaan, dan/atau penyelesaian keberatan menyediakan tempat penyimpanan dokumen fisik.

Kedua, tempat penyimpanan dokumen fisik harus memenuhi 2 butir kriteria, yaitu memiliki pengamanan yang memadai dan meminimalkan kemungkinan terjadinya manipulasi, kerusakan, serta kehilangan atas dokumen fisik; dan memiliki akses yang hanya diberikan kepada pegawai tertentu yang berwenang.

Ketiga, dokumen fisik yang dipinjam oleh pemeriksa pajak, pemeriksa bukti permulaan, atau tim peneliti disimpan pada tempat penyimpanan dokumen fisik sebagaimana dimaksud pada ketentuan kedua.

Keempat, dalam hal dokumen fisik akan digunakan dalam rangka pelaksanaan tugas oleh pemeriksa pajak, pemeriksa bukti permulaan, atau tim peneliti, dokumen fisik dimaksud dapat diambil dari tempat penyimpanan dokumen fisik.

Kelima, ketika dokumen fisik tidak sedang digunakan dalam rangka pelaksanaan tugas oleh pemeriksa pajak, pemeriksa bukti permulaan, atau tim peneliti, dokumen fisik dimaksud harus disimpan di tempat penyimpanan.

Keenam, pemeriksa pajak, pemeriksa bukti permulaan, atau tim peneliti bertanggung jawab atas dokumen fisik sejak dipinjam dari wajib pajak hingga dikembalikan kepada wajib pajak.

Ketujuh, tanggung jawab atas dokumen fisik sejak dipinjam hingga dikembalikan berlaku juga atas dokumen fisik yang dipinjam dari pihak lain dalam proses pemeriksaan bukti permulaan.

Kedelapan, dalam hal terdapat pergantian pemeriksa pajak, pemeriksa bukti permulaan, atau tim peneliti, maka pemeriksa pajak, pemeriksa bukti permulaan, atau tim peneliti yang menggantikan tersebut bertanggung jawab atas dokumen fisik.

Kesembilan, pemeriksa pajak, pemeriksa bukti permulaan, atau tim peneliti harus mengembalikan dokumen fisik milik wajib pajak segera setelah kegiatan pemeriksaan, pemeriksaan bukti permulaan, dan penyelesaian keberatan selesai, termasuk dokumen fisik milik pihak lain dalam proses pemeriksaan bukti permulaan. (rig)