Retur Faktur Pajak Masukan via XML Error, Bagaimana Solusinya?

Pertanyaan:

PERKENALKAN, saya Maharani. Saat ini saya dipercaya untuk menjadi tax supervisor di perusahaan manufaktur. Saya memiliki kendala saat hendak melakukan retur faktur pajak masukan.

Saat saya coba, entah kenapa coretax system menampilkan pesan error berupa 'Invoice should be returned on Coretax – XML Upload'. Adakah solusi atas permasalahan ini? Terima kasih sebelumnya.

Jawaban:

TERIMA KASIH Ibu Maharani atas pertanyaannya.

Berdasarkan Pasal 286 Peraturan Menteri Keuangan No. 81 Tahun 2024 (PMK 81/2024), retur faktur pajak masukan umumnya terjadi atas penyerahan barang kena pajak (BKP) yang dikembalikan oleh pembeli BKP atau penyerahan jasa kena pajak (JKP) yang dibatalkan oleh penerima jasa. Dalam konteks ini, pembeli atau penerima jasa dapat mengurangi:

1. pajak masukan dari pengusaha kena pajak (PKP) pembeli atau penerima jasa, bila pajak masukan atas BKP atau JKP tersebut telah dikreditkan;
2. biaya atau harta bagi PKP pembeli atau penerima jasa, bila PPN atas BKP yang dikembalikan atau JKP yang dibatalkan tersebut tidak dikreditkan dan telah dibebankan sebagai biaya atau telah ditambahkan (dikapitalisasi) dalam harga perolehan harta tersebut; atau
3. biaya atau harta bagi pembeli atau penerima jasa yang bukan PKP, bila PPN atas BKP yang dikembalikan atau JKP yang dibatalkan tersebut telah dibebankan sebagai biaya atau telah ditambahkan (dikapitalisasi) dalam harga perolehan harta tersebut.

Beleid ini menyatakan bahwa pajak masukan yang telah dikreditkan harus dilakukan penyesuaian melalui mekanisme retur faktur pajak masukan pada sistem coretax system. Dalam praktiknya, retur faktur pajak masukan ini dapat dilakukan secara key-in pada submenu Retur Pajak Masukan.

Akan tetapi, pesan error berupa 'Invoice should be returned on Coretax – XML Upload' mengindikasikan bahwa penyesuaian berupa retur pajak masukan tidak dapat dilakukan secara key in sehingga harus melalui impor file XML pada sistem coretax.

Beralih ke permasalahan Ibu Maharani, permasalahan tersebut dapat diatasi dengan beberapa langkah. Pertama, mengunduh serta mengisi template Excel khusus untuk retur faktur pajak masukan.

Sebelum digunakan, zip tersebut harus di-extract terlebih dahulu. Bila sudah di-extract, Ibu dapat membuka template Excel 'Sample Retur Faktur PM Template v.1.1' dalam folder 'Template Excel', dan klik 'Enable Editing' agar file tersebut dapat diedit.

Kedua, isi data pada file Excel tersebut sesuai dengan ketentuan pengisian sebagai berikut.

Untuk sheet 'Retur', diisi sesuai dengan data faktur pajak masukan yang akan diretur. Isian data NPWP pembeli menggunakan format 16 digit. Apabila terdapat lebih dari satu faktur yang akan diretur maka perlu menambahkan baris baru, tanpa menghapus keterangan 'END'.

Kemudian, untuk sheet 'DetailRetur', diisi dengan detail transaksi barang yang meliputi kode barang, nama barang, jumlah barang, satuan ukur, dan harga satuan. Sementara itu, bila Ibu Maharani membutuhkan petunjuk pengisian atau referensi, Ibu dapat merujuk pada sheet 'REF' dan 'Keterangan'.

Ketiga, menyimpan Excel dan mengonversi ke format XML. Ibu Maharani dapat menyimpan Excel dengan nama sesuai kebutuhan. Keempat, mengonversi file Excel tersebut menjadi format XML menggunakan aplikasi converter.

Dalam proses ini, Ibu Maharani diperkenankan untuk mengunduh terlebih dahulu aplikasi converter retur faktur pajak masukan. Adapun, aplikasi converter tersebut dapat diunduh pada link berikut.

Selanjutnya, Ibu dapat menjalankan 'Converter.Efaktur.Coretax.exe'. Bila muncul kotak peringatan, klik 'More Info' kemudian pilih 'Run Anyway'. Selanjutnya, Ibu perlu untuk memilih file Excel yang telah diisi dengan klik 'Browse'.

Lalu, pilih jenis XML yaitu 'Retur Pajak Masukan', kemudian klik 'Simpan'. Proses ini akan mengonversi file Excel menjadi file XML dengan nama yang sama pada folder converter.

Kelima, langkah ini meliputi proses mengunggah XML ke coretax system. Ibu Maharani diperkenankan untuk masuk ke sistem coretax. Pilih modul 'e-Faktur', dan klik menu 'Retur Pajak Masukan'. Selanjutnya, klik 'Pilih Data' untuk mengunggah file XML yang telah dibuat.

Setelah melakukan 5 langkah di atas, ada baiknya untuk memantau status di 'XML Monitoring;. Jika data telah berhasil terbaca di grid 'Retur Pajak Masukan' maka langsung centang dan lakukan pengunggahan. Selain itu, hindari klik icon pensil yang dapat memicu error pada pembulatan angka atau perubahan data yang tidak perlu.

Sebagai catatan, petunjuk teknis yang perlu diperhatikan adalah terkait format tanggal retur dan retur pada transaksi diskon. Pertama, format tanggal yang diperbolehkan dalam sistem adalah dd/mm/yyyy. Ibu diperkenakan untuk melakukan pengaturan format menjadi kalender Indonesia.

Kedua, pada retur transaksi diskon, sangat disarankan untuk memisahkan file Excel retur normal dan retur diskon. Terakhir, Ibu dapat menggunakan rumus = (11 x 12) * (DPP - Diskon) pada kolom 'DPP Nilai Lain Retur'. Hal ini dilakukan menghindari kesalahan sistem dalam membaca data nilai diskon menjadi 2 kali lipat.

Demikian jawaban yang dapat saya berikan, Bu Maharani. Semoga jawaban ini dapat membantu.

Sebagai informasi, artikel Konsultasi Coretax hadir setiap pekan untuk menjawab pertanyaan terpilih dari pembaca setia DDTCNews. Bagi Anda yang ingin mengajukan pertanyaan seputar coretax system, silakan mengirimkannya melalui kolom pertanyaan yang tersedia pada kanal Coretax atau klik tautan berikut ini. (sap)